Gérer une location en direct, c'est aussi savoir réagir vite quand survient un sinistre et tenir un suivi clair des loyers. Cette page réunit deux documents souvent recherchés ensemble par les bailleurs et les locataires : le constat amiable de dégât des eaux, qui décrit le sinistre et déclenche l'indemnisation par les assurances, et l'appel de loyer (ou avis d'échéance), qui rappelle au locataire le paiement à venir. Vous trouverez ci-dessous comment les remplir, à qui les transmettre et dans quels délais, ainsi que des modèles gratuits. Cette page complète notre dossier sur l'ensemble des documents locatifs.
laubja est une application web gratuite de gestion locative pour les propriétaires bailleurs qui gèrent leurs biens sans agence. Elle génère les documents du bail, suit les loyers et les paiements, et accompagne les démarches comme la déclaration de sinistre. L'objectif : gérer ses locations simplement, en direct et sans frais.
Deux documents pratiques pour le bailleur et le locataire
Le constat amiable et l'appel de loyer ne jouent pas le même rôle mais relèvent du même réflexe de bonne gestion : tracer ce qui se passe dans la location et conserver des justificatifs. Le premier intervient de manière exceptionnelle, lors d'un sinistre, le second rythme la vie du bail chaque mois. Les réunir ici permet de couvrir deux situations très concrètes, l'une liée à l'assurance et l'autre au paiement du loyer.
- Le constat amiable de dégât des eaux décrit l'origine et l'étendue des dommages. Il sert de base à la déclaration auprès des assureurs et à l'indemnisation.
- L'appel de loyer, ou avis d'échéance, est un rappel envoyé avant la date de paiement. Il détaille le loyer et les charges et facilite le suivi.
Le constat amiable de dégât des eaux
Le dégât des eaux est l'un des sinistres les plus fréquents en habitation : fuite d'une canalisation, débordement, infiltration par la toiture ou la façade, dégât venant du logement voisin. Le constat amiable est le document qui décrit précisément ce sinistre, son origine présumée et les dommages constatés. Il n'établit pas les responsabilités de façon définitive mais constitue la pièce centrale du dossier transmis aux assureurs.
À retenir : le constat amiable de dégât des eaux ne remplace pas la déclaration de sinistre, il la prépare. Plus il est rempli tôt et avec précision, plus l'indemnisation est rapide.
Quand et comment le remplir
Le constat se remplit dès que le sinistre est identifié et que les dégâts sont visibles. Il faut d'abord, si possible, stopper la cause de la fuite, puis documenter la situation. Pour être exploitable, le document doit comporter plusieurs éléments :
- La date et le lieu du sinistre, ainsi que l'adresse du logement concerné.
- L'identité des parties : locataire, bailleur, et le cas échéant le voisin à l'origine du dégât ou le syndic si les parties communes sont en cause.
- L'origine présumée de la fuite (appareil, canalisation, toiture, logement voisin).
- La description des dommages : pièces touchées, revêtements, mobilier, plafonds et murs détériorés.
- Les coordonnées des contrats d'assurance de chaque partie (nom de l'assureur, numéro de police).
- La signature de chaque personne concernée.
Il est vivement conseillé de joindre des photos datées des dégâts et de conserver, dans la mesure du possible, les éléments endommagés ou les factures de réparation. Ces preuves complètent le constat et appuient la demande d'indemnisation. En location, le locataire signale le sinistre au bailleur et chacun renseigne sa partie du constat.
À qui le transmettre et dans quels délais
Une fois rempli et signé, chaque partie conserve un exemplaire et le transmet à son propre assureur. Le locataire l'adresse à son assurance habitation (MRH), le bailleur à son assurance, par exemple sa assurance propriétaire non occupant (PNO) si le logement est concerné. La déclaration de sinistre à l'assureur intervient en général dans un délai de cinq jours ouvrés à compter de la connaissance du sinistre. Respecter ce délai est important pour ne pas fragiliser la prise en charge.
Le constat sert de support à cette déclaration : il évite les allers-retours et accélère l'instruction du dossier. Lorsque plusieurs logements sont touchés, la rapidité de transmission de tous les exemplaires conditionne la fluidité de l'indemnisation. Pour les étapes détaillées, consultez notre page dédiée à la déclaration de sinistre et indemnisation.
La convention IRSI entre assureurs
Pour fluidifier le traitement des dégâts des eaux et des incendies entre logements, les assureurs appliquent une convention dédiée, la convention IRSI (indemnisation et recours des sinistres immeuble). Son principe : désigner un assureur chargé de gérer le sinistre et l'indemnisation, en fonction de critères convenus entre compagnies, afin que l'occupant n'ait pas à attendre que toutes les responsabilités soient tranchées.
Concrètement, cela signifie que le locataire ou le bailleur n'a pas à arbitrer entre les assureurs : il déclare le sinistre à sa compagnie, transmet le constat, et la mécanique conventionnelle organise la suite entre professionnels. Cette convention relève d'accords entre assureurs ; pour les modalités précises applicables à votre dossier, référez-vous à votre contrat et aux informations de votre assureur.
L'appel de loyer (avis d'échéance)
L'appel de loyer, aussi appelé avis d'échéance, est le document par lequel le bailleur rappelle au locataire le loyer à payer pour l'échéance à venir. Il est adressé avant la date de paiement et détaille le montant attendu, charges comprises. Ce n'est pas une preuve de paiement, mais un rappel et un récapitulatif utile.
Différence avec la quittance de loyer
La confusion entre appel de loyer et quittance est fréquente alors que les deux documents interviennent à des moments opposés. L'appel de loyer précède le paiement, la quittance le suit. La quittance de loyer atteste que le loyer et les charges ont été intégralement réglés et vaut preuve de paiement ; elle est gratuite et obligatoire dès que le locataire la demande. L'appel de loyer, lui, n'a pas de caractère obligatoire.
| Document | Moment | Fonction |
|---|---|---|
| Appel de loyer (avis d'échéance) | Avant le paiement | Rappelle l'échéance et détaille loyer et charges. Facultatif. |
| Quittance de loyer | Après paiement intégral | Atteste le paiement complet du loyer et des charges. Vaut preuve. Gratuite et obligatoire à la demande. |
Mentions à faire figurer
Même s'il n'est pas obligatoire, un appel de loyer bien construit reprend les informations qui permettent au locataire de payer sans erreur et au bailleur de suivre ses encaissements. Les mentions utiles sont :
- La période concernée par l'échéance (par exemple le mois de juillet 2026).
- Le détail des sommes : le loyer hors charges, le montant des charges (provisions ou forfait), puis le total à payer.
- La date d'échéance avant laquelle le paiement est attendu.
- L'adresse du logement et l'identité du bailleur et du locataire.
- Les modalités de paiement (coordonnées bancaires, mode de règlement habituel).
La ventilation entre loyer et charges n'est pas un détail : elle prépare la régularisation annuelle des charges et clarifie le suivi. Un appel de loyer émis chaque mois, puis une quittance après paiement, forment un cycle simple qui limite les oublis et les relances.
Télécharger les modèles gratuits
laubja met à disposition gratuitement le constat amiable de dégât des eaux et l'appel de loyer, prêts à remplir. Plutôt que de partir d'une page blanche, vous reprenez un document structuré qui contient déjà les rubriques attendues, ce qui réduit le risque d'oubli d'une mention importante.
Avec l'application, le fonctionnement va plus loin que le simple téléchargement :
- Vous enregistrez une fois le bail et ses montants (loyer, provisions ou forfait de charges, identités, adresse).
- L'appel de loyer puis la quittance se génèrent automatiquement à chaque échéance, au format PDF, prêts à être envoyés au locataire.
- En cas de sinistre, vous disposez du constat amiable et d'un accompagnement pour la déclaration auprès des assureurs.
L'application couvre l'ensemble du cycle de la location : modèle de bail conforme, état des lieux, quittances, suivi des paiements et lettres types du bailleur. Tout est pensé pour gérer en direct, sans agence et sans frais.
Déclarer le sinistre et être indemnisé
Une fois le constat amiable rempli, vient l'étape de la déclaration de sinistre. Chaque partie déclare à son assureur, dans le délai habituel de cinq jours ouvrés, en joignant le constat et les justificatifs (photos, factures). L'assureur instruit le dossier, mandate le cas échéant un expert et propose une indemnisation selon les garanties du contrat. La convention IRSI évoquée plus haut organise la répartition entre compagnies pour accélérer le règlement.
Du côté du bailleur, la bonne couverture du logement est déterminante. L'assurance propriétaire non occupant protège le bien quand le logement est loué, et certains contrats incluent une protection juridique utile en cas de désaccord sur les responsabilités ou l'indemnisation. Pour le détail des étapes et des délais, consultez la page déclaration de sinistre et indemnisation.
laubja est éditée par Consorces SAS, intermédiaire d'assurance immatriculé à l'ORIAS sous le numéro 25009380 (vérifiable sur www.orias.fr). Dans le respect du devoir de conseil, nous pouvons vous présenter les solutions d'assurance adaptées à votre situation de bailleur ou de locataire (MRH, PNO, garantie loyers impayés, protection juridique), sans aucune obligation de votre part. Ce contenu est informatif et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé : pour les modalités précises de prise en charge, référez-vous à votre contrat d'assurance et aux informations de votre assureur.