Chaque annee, le bailleur qui percoit des provisions sur charges doit faire ses comptes : comparer ce que le locataire a verse aux depenses reellement payees, puis ajuster. C est la regularisation des charges locatives. L operation parait simple mais elle obeit a des regles precises : seules certaines charges sont recuperables, le calcul se fait au prorata et le decompte doit etre justifie dans des delais stricts. Ce guide detaille la methode pas a pas, avec un exemple chiffre et la liste des charges recuperables. Pour le cadre general, voyez aussi notre guide Gerer sa location sans agence.
Qu est-ce que la regularisation des charges locatives
La regularisation est l operation annuelle par laquelle le bailleur compare les provisions sur charges encaissees au cours de l annee aux depenses recuperables qu il a effectivement supportees. Si le locataire a trop verse, le bailleur lui rembourse le trop-percu. Si les provisions etaient insuffisantes, il reclame le solde. C est donc un ajustement sur depenses reelles, et non une somme decidee a l avance.
Cette regularisation ne concerne que les charges dites recuperables, c est-a-dire celles que la loi autorise a faire payer au locataire. Tout ce qui sort de cette liste reste a la charge du proprietaire. La regularisation se distingue du loyer lui-meme, qui suit sa propre logique d indexation : pour cela, reportez-vous a la revision du loyer selon l IRL.
Provisions sur charges vs forfait de charges
Il existe deux modes de facturation des charges, et un seul donne lieu a regularisation.
- Les provisions sur charges : le locataire verse chaque mois une avance estimee. Une fois par an, le bailleur regularise sur la base des depenses reelles. C est le regime de droit commun en location vide.
- Le forfait de charges : une somme fixe est ajoutee au loyer, non revisable et non regularisee. Le bailleur ne reclame jamais de complement et ne rembourse rien, meme si les depenses reelles different. Ce forfait est surtout pratique en location meublee et en bail mobilite.
Le choix du regime se fait a la signature du bail et figure dans le contrat. Avec un forfait, il ne faut donc pas tenter de regulariser : ce serait contraire au mode choisi. Avec des provisions, la regularisation annuelle est au contraire une obligation a ne pas negliger.
Quelles charges sont recuperables sur le locataire
La regle d or : seules les charges figurant sur une liste officielle peuvent etre recuperees. Toute depense hors de cette liste reste a la charge du bailleur, meme si elle profite indirectement au locataire.
La liste du decret 87-713 (entretien, eau, ascenseur, ordures)
Les charges recuperables sont limitativement enumerees par le decret n 87-713 du 26 aout 1987. Cette liste est le texte de reference a connaitre. Elle couvre notamment :
- l eau froide, l eau chaude et le chauffage collectif des parties privatives et communes ;
- l entretien courant des parties communes (nettoyage, electricite, produits) ;
- l entretien et les menues reparations de l ascenseur ;
- l entretien des espaces verts et des installations communes ;
- la taxe d enlevement des ordures menageres ;
- la part recuperable de la remuneration du gardien ou de l employe d immeuble.
Pour chaque poste, seule la fraction prevue par le decret est recuperable. Par exemple, pour le gardien, la part recuperable depend des taches qu il assure. En cas de doute, le texte officiel du decret 87-713 sur Legifrance fait foi : il vaut mieux s y reporter que d estimer au jugement.
Les charges non recuperables a la charge du bailleur
A l inverse, certaines depenses ne sont jamais recuperables et restent definitivement supportees par le proprietaire :
- les gros travaux et le ravalement de facade ;
- le remplacement d equipements vetustes (chaudiere, ascenseur, toiture) ;
- les honoraires de syndic pour la gestion de la copropriete ;
- la taxe fonciere (hors taxe d enlevement des ordures menageres) ;
- la prime d assurance de l immeuble cote bailleur.
Confondre une depense recuperable et une depense de proprietaire est l erreur la plus courante. Refacturer au locataire un poste non recuperable expose a une contestation et a un remboursement. Cette vigilance fait partie des obligations du bailleur.
Comment calculer la regularisation annuelle
Le principe du calcul tient en trois etapes : totaliser les depenses recuperables de l annee, determiner la part qui revient au logement loue, puis soustraire les provisions deja versees par le locataire.
Repartition au prorata des tantiemes en copropriete
Quand le logement se trouve dans une copropriete, le bailleur recoit des appels de charges de la part du syndic pour son lot. Il doit isoler, dans ces appels, la seule part recuperable. La repartition entre coproprietaires se fait en general selon les tantiemes du lot, c est-a-dire la quote-part de l immeuble attachee au logement.
Concretement, le bailleur applique au total des charges recuperables de l immeuble la quote-part de son lot, puis compare ce montant aux provisions versees par son locataire. Si le logement est loue une partie de l annee seulement, la part recuperable est calculee au prorata de la duree d occupation.
Exemple de calcul chiffre provisions vs depenses reelles
Prenons un cas simple pour illustrer la mecanique. Les montants ci-dessous sont fictifs et servent uniquement de demonstration.
- Provisions sur charges versees par le locataire : 80 euros par mois, soit 80 x 12 = 960 euros sur l annee.
- Charges recuperables reellement supportees par le bailleur pour ce logement : 1 080 euros.
- Solde : 1 080 - 960 = 120 euros.
Dans cet exemple, les provisions etaient insuffisantes : le bailleur reclame un complement de 120 euros au locataire. Si au contraire les depenses reelles avaient ete de 840 euros, le locataire aurait verse 960 - 840 = 120 euros de trop, et le bailleur aurait du lui rembourser ce trop-percu. La regularisation peut donc jouer dans les deux sens.
A retenir : la regularisation porte uniquement sur les charges recuperables. On ne regularise jamais le loyer ni le depot de garantie a cette occasion. Le decompte doit detailler les depenses par nature.
Justificatifs, delais et envoi du decompte au locataire
La regularisation ne se resume pas a un chiffre : elle doit etre justifiee. Un mois avant la regularisation, le bailleur communique au locataire un decompte par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, entretien, etc.). Ce decompte permet au locataire de comprendre a quoi correspond le solde reclame ou rembourse.
Les pieces justificatives (factures, appels de charges du syndic, contrats d entretien) doivent etre tenues a la disposition du locataire pendant six mois a compter de l envoi du decompte. Le locataire peut ainsi les consulter et verifier la coherence des montants. Cette transparence limite fortement les litiges. Une fois la regularisation appliquee, pensez a refleter le bon montant de charges sur vos quittances de loyer avec charges.
Le delai de prescription de 3 ans
Le bailleur n a pas un temps illimite pour regulariser. Les charges locatives se prescrivent par trois ans. Passe ce delai, le bailleur ne peut plus reclamer un arriere de charges au locataire, et de la meme maniere le locataire ne peut plus exiger le remboursement d un trop-percu ancien. Une regularisation tardive peut donc faire perdre des sommes au proprietaire negligent. Mieux vaut donc regulariser chaque annee, sans laisser les exercices s accumuler.
Reviser le montant des provisions pour l annee suivante
La regularisation est aussi l occasion d ajuster les provisions pour l avenir. Si, annee apres annee, le bailleur doit reclamer un complement important, c est que les provisions mensuelles sont sous-evaluees. A l inverse, des remboursements systematiques signalent des provisions trop elevees. Dans les deux cas, il est pertinent de reajuster le montant mensuel pour qu il colle au plus pres des depenses reelles.
Ce reajustement doit reposer sur des elements justifies, par exemple le dernier decompte annuel ou le budget previsionnel de la copropriete. Des provisions bien calibrees evitent les mauvaises surprises pour le locataire et les regularisations lourdes. L application gratuite laubja aide a suivre provisions encaissees et depenses recuperables tout au long de l annee, ce qui rend la regularisation et le reajustement bien plus simples au moment venu.
Erreurs frequentes a eviter
- Refacturer une charge non recuperable : taxe fonciere, gros travaux ou honoraires de syndic ne peuvent jamais etre mis sur le locataire.
- Oublier de regulariser : laisser passer plusieurs annees expose a la prescription de trois ans et a la perte du rappel.
- Ne pas fournir le decompte detaille : un montant global, sans repartition par nature, est difficilement opposable au locataire.
- Regulariser un forfait : le forfait de charges, par definition, ne se regularise pas.
- Negliger le prorata : en cas d entree ou de sortie en cours d annee, la part recuperable doit etre calculee au prorata de la duree d occupation.
Et l assurance dans tout cela
Le suivi des charges va de pair avec le suivi des couvertures de l immeuble et du logement. La part recuperable de l assurance de l immeuble n entre pas dans les charges recuperables au sens du decret, et c est souvent une source de confusion. Consorces, editeur de laubja et courtier immatricule a l ORIAS sous le numero 25009380, peut vous renseigner sur l assurance proprietaire non occupant (PNO) ou la couverture du locataire, en toute transparence et dans le respect du devoir de conseil. L objectif de laubja reste avant tout de vous aider a gerer vos locations gratuitement et sereinement.